Que faire si le syndic refuse de communiquer certains documents ?

Dans une copropriété, tous les copropriétaires ont le droit d'accéder aux documents relatifs à sa gestion. Depuis 2020, les syndics sont d'ailleurs tenus de mettre à disposition des copropriétaires, via un extranet, une partie des documents régissant la copropriété. Si un syndic refuse de les communiquer, quels sont les recours possibles ? Le point.

Copropriétaire ou conseiller syndical : quels sont vos droits ?

Que vous soyez un membre du conseil syndical ou que vous soyez un simple copropriétaire, vous êtes tout à fait libre de consulter les documents régissant votre copropriété.

Le conseil syndical est chargé d'assister le syndic dans la gestion de la copropriété. Pour mener à bien cette tâche, il doit donc pouvoir accéder à toutes les pièces intrinsèques à la copropriété.

Actuellement, certains syndics professionnels refusent de transmettre ces documents au conseil syndical, qui a le droit d'y accéder sur simple demande. Ce droit est d'ailleurs régi par des textes du code de la copropriété, notamment l'article 21 de la loi de 1965 et l'article 26 du décret de 1967. Ces derniers stipulent la transmission desdites pièces au conseil syndical ou aux membres qui les demandent, et ce, sans aucune condition.

Une autre loi, la loi ELAN, régit même les pénalités de retard auxquelles peut s'attendre le syndic en cas de non‑transmission des documents demandés au conseil syndical. Ces pénalités sont détaillées dans un décret datant de 2019. Autant de moyens donc de contraindre le syndic à remettre les pièces relatives à la gestion d'une copropriété. Pour pallier ces contraintes, il est fortement conseillé de se confier à des professionnels aguerris dans la gestion de copropriété, tels que JPM Immobilière.

Quels sont les documents auxquels peuvent accéder les conseillers syndicaux et les copropriétaires ?

À la demande, le conseil syndical peut consulter "tous" les documents relatifs à celle‑ci et à sa gestion. Cela inclut également les pièces à caractères personnelles. Aucune clause de confidentialité n'a ici de valeur. Cela est tout aussi valable pour la feuille de présence. Cet élément regroupe les coordonnées de tous les copropriétaires.

Les simples copropriétaires peuvent aussi accéder à ces documents. Toutefois, ils ne pourront demander que les pièces qui les concernent personnellement et celles se rapportant sur l'ensemble des copropriétaires. Il peut s'agir des règlements de copropriété, des factures, des PV d'assemblée générale, des carnets d'entretien...

Ces derniers ne pourront cependant pas obtenir d'accès aux comptes des autres copropriétaires. Bien qu'ils puissent, eux aussi, demander la feuille de présence, ils se doivent toutefois de prendre rendez‑vous avec leur gestionnaire. Les documents peuvent être remis en main propre ou être envoyés par mail.

Cet accès aux documents relatifs à la copropriété se fait cependant aux dates et heures définies par le syndic en assemblée générale. Cela vaut aussi bien pour les copropriétaires que les membres du conseil syndical.

Il est dans tous les cas conseillé de lister tous les documents que l'on souhaite consulter pour que le gestionnaire puisse les préparer à l'avance. Sans cette spécification, on risque de ne se voir remettre que les factures de la copropriété. La loi impose un délai de consultation de 1 jour minimum. Ce délai peut varier en fonction de la taille de la copropriété.

Comment peut‑on contraindre un syndic à remettre les documents de la copropriété ?

Si le syndic refuse de communiquer les pièces régissant la copropriété, cela peut grandement nuire à la mission de contrôle et d'assistance du conseil syndical. Cela sous‑entend forcément une gestion opaque de la copropriété.

Le conseil syndical dispose toutefois de certains moyens pour contraindre le syndic à lui remettre les documents demandés. Il peut tout d'abord rédiger une lettre recommandée de mise en demeure.

Si suite à cette dernière, le syndic refuse toujours de communiquer ces documents, l'on pourra alors envisager de changer de syndic. Le contrat de syndic peut également être révoqué en assemblée générale. En cas de révocation, l'ancien syndic ne pourra pas aspirer au paiement de ses honoraires.

Lorsque la non‑transmission des documents cause un véritable préjudice à la copropriété, une déclaration de sinistre auprès de la RCP de l’ancien syndic peut être réalisée par le nouveau syndic, comme nous l'indique le cabinet JPM Immobilière. Celui‑ci peut aussi décider d'engager une action en justice. Dans ce cas, le conseil syndical a tout intérêt à réunir le maximum de preuves justifiant les manquements du syndic actuel.

Les documents régissant la gestion d’une copropriété sont accessibles pour tous les copropriétaires et les membres du conseil syndical. Si le syndic refuse de le leur communiquer, il est tout à fait possible d’intenter une procédure judiciaire pour le contraindre à les remettre.