Qu’est-ce qu’une fiche de paie en ligne ?

Une fiche de paie en ligne, également appelée bulletin de salaire, est un document délivré par l’employeur. Elle doit inclure obligatoirement les informations identifiant l’employeur ainsi qu’une liste détaillée des différents éléments de rémunération d’un salarié pour une période donnée. La fiche de paie reflète le contrat de travail et les clauses de rémunération convenues entre l’employeur et le salarié. Elle fournit des informations essentielles au salarié, lui permettant de suivre son solde de congés payés, ses repos compensateurs, et de connaître son revenu net imposable pour sa déclaration de revenus annuelle.

Les informations contenues sur la fiche de paie en ligne sont cruciales, car des erreurs de calcul peuvent avoir des répercussions significatives pour le salarié et l’employeur. Quelles sont les informations obligatoires à inclure dans une fiche de paie ?

Informations obligatoires sur la fiche de paie

Depuis 2019, les entreprises doivent fournir une “fiche de paie simplifiée”, caractérisée par une présentation plus claire et une réduction du nombre total de lignes. Malgré cette simplification, la fiche de paie doit toujours comporter les informations listées à l'article R3243-1 du Code du travail. Voici les principales informations obligatoires :

• Identité de l'employeur : nom, adresse, numéro SIRET, code APE ou NAF.
• Identité du salarié : nom, emploi, niveau ou coefficient hiérarchique.
• Intitulé de la convention collective applicable (ou référence au Code du travail pour les congés payés et les délais de préavis en cas de cessation de la relation de travail).
• Période et nombre d'heures de travail : distinction entre heures normales et heures supplémentaires, avec les taux concernés, et mention de la nature et du volume du forfait pour les salariés au forfait.
• Base de calcul du salaire (si elle n'est pas basée sur la durée du travail).
• Rémunération brute du salarié.
• Montant des cotisations de protection sociale réparties en cinq rubriques : santé, accidents du travail et maladies professionnelles, retraite, famille, et chômage.
• Montant, assiette et taux des cotisations et contributions sociales, avant déduction des exonérations.
• Total des exonérations et exemptions de cotisations et contributions sociales.
• Accessoires de salaire (primes, avantages en nature, frais professionnels) soumis aux cotisations salariales et patronales.
• Autres versements et retenues, notamment les frais de transport domicile-travail.
• Indemnité de congés payés (si une période de congé est incluse dans la période de paie).
• Montant net à payer avant impôt sur le revenu, montant de l'impôt prélevé à la source, type de taux choisi (personnalisé, individualisé, non personnalisé) et son niveau.
• Rémunération nette.
• Date de paiement.
• Montant total versé par l'employeur (rémunération, cotisations et contributions à la charge de l'employeur).
• Montant correspondant à la suppression des cotisations salariales chômage et maladie.

En outre, la fiche de paie doit inclure :

• La mention de la rubrique dédiée au bulletin de paie sur le site service-public.fr.
• Une mention indiquant que le bulletin de paie en ligne doit être conservé sans limitation de durée.

Les mentions obligatoires peuvent varier en fonction de certains régimes spécifiques, notamment pour les salariés affiliés au régime local d’assurance maladie complémentaire obligatoire des départements du Haut-Rhin, du Bas-Rhin et de la Moselle, selon le site officiel du gouvernement.