Pourquoi externaliser la gestion de la paie ?

La gestion de paie implique de nombreuses obligations administratives. Entre l’établissement des fiches de paie, la réalisation des déclarations de cotisations sociales ou le dépôt des déclarations mensuelles, la gestion de paie est une tâche complexe pour les entreprises. Ainsi, l’externalisation de la paie est une solution intéressante pour gagner en flexibilité tout en maîtrisant ses coûts.

Qu’est‑ce que l’externalisation de la paie ?

L’externalisation de la paie consiste à confier le processus de la gestion de la paie par un prestataire extérieur. Le prestataire prend en charge l’exploitation du logiciel de paie, l’établissement des bulletins de paie, la gestion de contrat de travail, les déclarations sociales obligatoires, le suivi de droit à la formation, le calcul des heures supplémentaires ou des primes… Le traitement de données doit se faire dans le respect des différents statuts et contrats entre les salariés et l’entreprise, la législation et la réglementation en vigueur.

À chaque fin du mois, l’entreprise donne au prestataire gestionnaire de paie les données et informations nécessaires pour le traitement de paie à savoir les horaires de travail de salariés, les congés, les absences non justifiées… Une fois les données traitées, le prestataire envoie les résultats à l’entreprise et par la suite celle‑ci effectue le paiement de ses employés.

Les avantages de l’externalisation de la gestion de paie

L’externalisation de la gestion de paie recèle de nombreux avantages tels que le gain de temps et de productivité, la maîtrise de coûts, la sécurité et la réduction des erreurs et de pénalités.

• Gain de temps et de productivité

Le traitement de paie dans une entreprise nécessite beaucoup de temps, car il requiert une grande attention à chaque détail. Externaliser sa paie permet ainsi à ses employés d’avoir plus de temps pour s’occuper d’autres missions à plus forte valeur ajoutée. Vous pouvez ainsi vous concentrer dans les activités destinées au développement de l’entreprise.

• Réduction de coût

La gestion de paie nécessite de réaliser plusieurs investissements. L’entreprise doit faire un investissement en logiciel, en matériel informatique, en fourniture de bureau et même en capital humain. Grâce à l’externalisation, vous pouvez supprimer les charges liées à l’achat et à la maintenance de matériel informatique, au renouvellement de logiciel ainsi qu’à la formation du personnel.

• Une plus grande confidentialité

La gestion de la paie nécessite une plus grande discrétion pour les données traitées. Grâce à l’externalisation, les données de votre personnel seront bien protégées. Le prestataire de gestion de la paie utilise de logiciel très sécurisé et leurs agents travaillent dans le respect de la confidentialité de vos informations.

• Éviter les erreurs et les pénalités

La gestion de la paie est une tâche très complexe surtout la paie en France. Le taux de charges sociales, l’impôt sur le revenu et les conventions collectives évoluent tout le temps. Ainsi, confier la gestion de paie vous garantit un travail efficace réalisé dans le respect de la réglementation en vigueur.

L’externalisation vous permet aussi d’éviter de payer des pénalités dues à des erreurs de calcul ou à des pénalités un retard de déclaration fiscale ou sociale.

• Comment externaliser sa paie ?

Pour bien externaliser sa paie, il est important de faire une étude de la stratégie de ressources humaines de l’entreprise. Il faut analyser les besoins réels de l’entreprise afin de choisir entre l’externalisation partielle et l’externalisation totale. Dans le cas où l’entreprise choisit l’externalisation partielle, elle doit donc définir les tâches à externaliser.

En outre, elle doit faire une étude comparative de coût entre l’externalisation partielle et totale pour savoir quel serait le plus avantageux pour eux.

Une fois que le type d’externalisation est déterminé, l’entreprise doit ensuite procéder au choix du prestataire. Le choix du prestataire est une étape très importante à ne pas prendre à la légère. Le prestataire doit être capable de prendre en charge la gestion et doit honorer tous ses engagements. Nous vous conseillons de regarder auprès de boîtes telles que Cap Paye ou Ma Fiche de Paye.

En somme, externaliser sa paie apporte plusieurs avantages pour l’entreprise. Toutefois, l’entreprise doit mettre en place un système de suivi des tâches externalisées pour bien administrer la gestion de ressources humaines. Un personnel interne doit régulièrement être en communication avec le prestataire pour suivre l’avancement des missions externalisées.