Comment externaliser la paie ?

Présentant de nombreux avantages, l'externalisation de la paie est très pratiquée par les entreprises. Cette méthode convient aussi bien aux startups qu'aux grandes sociétés. La gestion de paie est l'une des plus complexes au sein d'une entreprise, en plus, elle requiert plus de temps. Son traitement à l'externe est donc un gage de sérénité pour les dirigeants.

En quoi consiste l'externalisation de la paie ?

Aussi appelée outsourcing de la paie, l'externalisation de la paie consiste à déléguer la gestion et le traitement de tout ce qui est relatif à la paie à un prestataire extérieur. Ce dernier intervient donc pour prendre en charge des déclarations sociales, la constitution des bulletins de paie, le contrôle de l'URSSAF, la gestion des contrats de travail, le traitement des dossiers d'embauche, et bien d'autres.

L'entreprise de gestion de paie en externe doit également s'assurer que son client respecte les normes liées au paiement.

Outre le contrôle de la paie, le prestataire peut s'occuper d'autres missions qui concernent les salariés. Par exemple, il gère la médecine du travail, les élections des IRP, les indicateurs sociaux ainsi que la procédure disciplinaire au sein de l'entreprise. Vous pouvez également confier à ce professionnel la gestion administrative des employés et l'établissement des documents sociaux comme le BDES, registre, etc.

Permettant de bénéficier du temps, l'externalisation paie permet aux employés de consacrer plus de temps pour les missions à fortes valeurs ajoutées. Il faut préciser que les chefs d'entreprise ont toujours besoin de conseils pour mieux gérer la paie au sein de leur société. Grâce à l'outsourcing, ils peuvent solliciter l'avis d'un professionnel. Ce dernier quant à lui proposera une réponse personnalisée.

Externaliser la paie, choisir le prestataire

L'entreprise souhaitant externaliser la gestion de paie a deux options, notamment l'externalisation partielle et l'externalisation totale. Dans tous les cas, il est important de choisir un prestataire fiable pour bénéficier des prestations externalisées de qualité. En fonction de vos besoins, vous pouvez faire appel à un gestionnaire de paie indépendant, un éditeur de logiciel, un cabinet spécialisé dans l'externalisation de gestion de paie ou encore à un expert‑comptable. En général, les dirigeants se tournent vers cette dernière option pour faire l'outsourcing de paie.

Maîtrisant la réglementation relative au droit de travail, l'expert‑comptable assure une fiabilité importante dans les déclarations aux administrations et la gestion des données. Il peut mettre en œuvre ses compétences et connaissances pour apporter de meilleures solutions aux problèmes de paie des employés. Lorsque vous sélectionnez votre partenaire, privilégiez celui qui met à votre disposition les logiciels de paie. L'utilisation de ces derniers vous garantit un suivi et un contrôle exact et précis en même temps. Il est également important de se renseigner sur la qualité de service que peut fournir le professionnel.

Si vous êtes un indépendant ou une petite entreprise, nous ne pouvons que vous conseiller le cabinet d'experts‑comptables Optalis.

La préparation des dossiers

L'outsourcing de la paie nécessite une préparation à l'avance pour démarrer la prestation dans de bonnes conditions. Un responsable doit donc mettre en place les documents importants notamment le nombre de salariés et stagiaires, le dossier personnel des employés, ainsi que la convention collective applicable. Il faut aussi préparer les règles de paie ainsi que la liste des caisses URSSAF et les fiches de DSN. Lorsque tous ces dossiers sont en ordre, le chef d'entreprise doit s'entretenir avec son prestataire pour lui expliquer les attentes et les besoins de la société.

Bien qu'il s'agit d'une mission en externe, l'externalisation paie requiert un contrat. Vous devez signer un contrat avec votre prestataire. Il est aussi judicieux d'instaurer un système de suivi de toutes les tâches externalisées. L'établissement des indicateurs est aussi essentiel pour analyser la qualité des services fournis. Le prestataire doit faire un feed‑back régulièrement afin de suivre l'avancement du projet. Les meilleurs professionnels que nous connaissons pour le moment se trouvent chez Cap Paye et Ma Fiche de Paye.

L'externalisation de paie, pour quel type d'entreprise ?

La paie externalisée peut être pratiquée par tous types d'entreprises. Les petites structures choisissent souvent cette solution, en particulier l'externalisation partielle. Pour cause, elles ne disposent pas des moyens nécessaires pour engager un responsable en interne. En ce qui concerne les PME et les grands groupes, la gestion de paie en interne peut s'avérer coûteuse et compliquée, vu le nombre d'employés à gérer.

L'externalisation de la paie est aussi une bonne option pour les entreprises qui travaillent avec des collaborateurs à l'international. Cette pratique vous garantit une gestion de paie conforme à la réglementation locale.